Het grootste goed binnen je organisatie zijn je mensen. Hun kennis en ervaring wil je zo eenvoudig mogelijk maximaal inzetten. Je collega's zien allemaal een ander deel van het bedrijf, waardoor ze gezamenlijk het meeste inzicht en waarde hebben. Dit doe je het liefst in een proces en systeem dat toegankelijk is voor iedereen, schaalbaar en altijd up-to-date is.

Hoe zorg je ervoor dat je die "wisdom of the crowd" optimaal benut?

Vastleggen van de kennis

Een van de allereerste dingen die je kunt doen om de "wisdom of the crowd" te activeren is het vastleggen van de kennis die de organisatie heeft.

Het vastleggen heeft veel voordelen:

1. Je legt vast wat de meest effectieve manier is om bepaalde zaken, zeker als die vaker terugkomen, uit te voeren;
2. Je maakt kennis overdraagbaar;
3. Je kunt nieuwe collega's sneller onboarden;
4. Je ziet wie welke kennis heeft of heeft toegevoegd.

Het is heel belangrijk dat de kennis die je vastlegt niet statisch is. Iedereen mag alles op elk moment iets aanpassen en dit moet kinderlijk eenvoudig zijn. Aanpassingen doe je ten eerste omdat de buitenwereld verandert, maar vooral omdat - mede daardoor - de meest effectieve manier waarop je iets kunt doen verandert. Niet onbelangrijk is daarbij dat een “best practice” geen “only practice” is. Je moet af kunnen wijken van een proces als de situatie daarom vraagt, en je collega’s moeten die vrijheid voelen.

Nu kan de vraag in je opkomen: wat doe je als mensen dit proces van kennis vastleggen niet vanzelf gaan gebruiken? Wat we in de praktijk zien is dat het een heel organisch proces is. Het gebeurt vooral als het vastleggen gelijk waarde heeft voor de vastlegger zelf. Als je drie keer per dag moet uitleggen hoe mensen verlof kunnen aanvragen, dan wil je dat echt wel vastleggen. Zo kun je daarna met een linkje, in plaats van een schrijven met uitleg, elke volgende vraag hierover beantwoorden.

En als jij een proces uit de kennisbank probeert te volgen, maar je komt erachter dat het niet meer werkt... Dan wil je het echt wel gelijk aangepast hebben naar wat er wel werkt, zodat degene die na jou komt niet tegen hetzelfde probleem aanloopt.

Als een kennissysteem niet organisch wordt gebruikt, kun je je het volgende afvragen:

"Hoe zorg ik ervoor dat de waarde van zo'n systeem direct merkbaar is voor degene die kennis vastlegt?"

Dit zijn zaken die je daarbij kunnen helpen:

1. Zorg dat er rollen verantwoordelijk worden voor het vastleggen van verschillende zaken: van de uitkomst van een meeting, tot een HR-proces en een support-FAQ.
2. Zorg dat bepaalde vragen niet meer via Slack, maar via het kennissysteem kunnen worden gesteld. Zo voorkom je een-op-een-gesprekken en bouw je organisch een centrale kennisbank voor iedereen.

Het mantra "dat staat in het kennissysteem en zo niet, dan zet je het erin" helpt hierbij onwijs goed.

Multidisciplinaire teams