De term ‘gedistribueerd werken’ kwam ik voor het eerst tegen in een podcast waarin Matt Mullenweg, de CEO van het bedrijf achter WordPress.com, werd geïnterviewd. Het interview gaf niet alleen nieuwe inzichten, er vielen ook een hoop dingen - die we al jaren doen - op hun plek voor mij. Hier volgen de belangrijkste lessen die ik leerde en uitprobeerde met betrekking tot gedistribueerd werken.
Gedistribueerd werken is een variatie op de term remote working. Het lijkt een subtiel verschil, maar het is echt een andere kijk op samenwerken. Taal is hierbij belangrijk: door het net even anders te noemen, kun je ander gedrag en andere emoties oproepen. Remote vertaalt zich letterlijk in afgelegen, verwijderd en afgezonderd. Als we het hebben over remote werken, hebben we het dus over ‘verwijderd en afgezonderd werken’. Dat lijkt me buitengewoon ongezond voor wat een organisatie in essentie is: een groep mensen die samen doelen probeert te behalen.
Een betere term is gedistribueerd werk (of in het Engels: distributed work). Distributed vertaalt zich in verdeeld werk, rondgegeven of, mooier nog: rondgedeeld. In distributed zit een element van samen: een veel gezondere benaming voor organisaties die samen doelen proberen te bereiken.
Volgens Matt Mullenweg, de CEO van het bedrijf achter WordPress.com, zijn er vijf niveaus van distributed work. Hieronder zet ik ze op een rijtje voor je.
Productie, bouw: dit zijn voorbeelden van werk dat niet gedistribueerd kan worden. Het is noodzakelijk om fysiek aanwezig te zijn op een specifieke locatie om het werk uit te kunnen voeren. Leuk detail: 2021 heeft ons geleerd dat ‘het kan niet’ rekbaarder is dan we dachten. Telegeneeskunde is hier een mooi voorbeeld van. Waar je vroeger nog naar de dokter moest met een vlekje op je huid, blijkt een foto nu soms genoeg te zijn. De vraag is dus: kan het écht niet, of denk je dat maar?
De meeste bedrijven bevonden zich voor de pandemie op het eerste level: er is geen bewuste poging gedaan om werken op afstand te regelen. Het was niet eerder nodig. In geval van nood – zoals een pandemie – lukt het wel om de zaken een dag of twee in beweging te houden, maar het werkt verre van optimaal.
Veel bedrijven bevinden zich momenteel op level twee. Ze hebben geaccepteerd dat veel werk thuis kan gebeuren, maar ze kopiëren wat ze in het kantoor deden. Het enige dat is veranderd, is de omgeving. Zoom en Teams staan de hele dag aan en er wordt nog net zo veel vergaderd, alleen digitaal. Bij bedrijven die op dit level zitten, zien we dat ze krampachtig vasthouden aan synchroon werken: al het werk wordt nog steeds gezamenlijk en tegelijkertijd gedaan. Mensen zijn, door deze kopie van het kantoor, helemaal kapot aan het einde van het dag.
Als je gedistribueerd werken succesvol wilt doorvoeren in jouw organisatie, moet je dit level ontgroeien. Dat gaat gepaard met veel loslaten. Niet meer continu controleren of mensen wel aan het werk zijn, maar erop vertrouwen dat het werk wordt gedaan. Niet meer synchroon willen werken, maar uitvogelen hoe asynchroon werken mogelijk is. Zodra dat lukt, kan je organisatie doorgroeien naar het volgende niveau.
Welkom op level drie! Je werkplek thuis is nu eindelijk goed ingericht. Je in hoogte verstelbare bureau is er, je zit op een fatsoenlijke stoel en je hebt niet alleen een laptop, maar ook een tweede scherm. Er is eindelijk een goede koptelefoon en webcam geregeld en natuurlijk kun je bellen in de cloud. ;)
Nu je gear in orde is, kun je processen en de software die je gebruikt verbeteren. Er wordt minder vergaderd en er kan enigszins asynchroon worden gewerkt. Tijdens vergaderingen staat niet alleen het Zoom-scherm open, maar ook een Google Drive-document of een Notion-pagina, waarin meerdere mensen aantekeningen maken. Zo is gelijk duidelijk of wat een ander zegt goed begrepen wordt. Omdat iedereen binnen de organisatie de aantekeningen later terug kan lezen, hoeven er veel minder mensen bij de vergadering aanwezig te zijn. Creatief werk kan nu ook op afstand plaatsvinden: voor deze sessies gebruik je tools als Google Jamboard, Mural of Miro.
Op level vier kijken we niet meer of mensen wel aan het werk zijn, maar naar wat er wordt geproduceerd. Hoe en wanneer dat wordt gedaan, is totaal irrelevant geworden. Vertrouwen is het toverwoord.
Beslissingen worden asynchroon genomen. Introverte mensen hebben hierdoor meer bedenktijd, waardoor ze meer waarde kunnen toevoegen. Ook zijn beslissingen kwalitatief veel beter. Dit komt aan de ene kant door die extra bedenktijd, maar ook doordat er breder input kan worden gegeven. Hiermee worden beslissingen beter onderbouwd, waardoor ze ook weer beter worden opgepakt en uitgevoerd.
Je bent op dit level niet meer afhankelijk van tijd en locatie. Je workforce kan overal ter wereld zitten, niet alleen meer in Nederland. Dat biedt de mogelijkheid om een 24/7-organisatie te worden. Je organisatie is nu ook echt inclusief: de normen zijn objectief en mensen hebben de autonomie om hun werk te doen op de manier die voor hun het beste werkt.